Qualiopi et les petits organismes de formation, le mode d’emploi
Qualiopi, une certification unique
Depuis janvier 2021, Qualiopi s’est substituée aux quelques 53 labels et certifications pour les organismes pratiquant la formation professionnelle continue, des actions de formation par apprentissage, de Validation des acquis de l’expérience (VAE) ou/et des bilans de compétences.
Le ministère du Travail définit ainsi cette certification : « Qualiopi atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC) qui souhaitent accéder à des fonds publics ou mutualisés ».
Issue de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, Qualiopi est donc aujourd’hui la seule voie pour les organismes de formation ayant besoin d’être reconnus par l’État. Et depuis ce mois de janvier 2022, pour obtenir des fonds de la part des OPCO (Opérateurs de compétences), de l’État, des Régions, de la Caisse des dépôts et consignations, de Pôle Emploi ou bien encore de l’Agefiph.
30 000 organismes déjà certifiés
On comprend donc bien l’intérêt de décrocher la certification Qualiopi, à la fois pour la reconnaissance de la qualité de la formation et pour l’obtention de financements au besoin. 30 000 acteurs de la formation ne s’y sont pas trompés, qui ont déjà été certifiés ou sont en passe de l’être.
Un décret du 28 décembre 2021 accorde d’ailleurs une période transitoire aux organismes en cours de certification, qui ont signé un contrat avec un certificateur avant le 1er janvier 2022.
Pourtant, il y a encore du retard puisque la précédente plateforme de référence, Datadock, enregistrait en octobre dernier quelque 60 000 organismes de formation.
Datadock vs Qualiopi, les différences
Après une période transitoire et de « cohabitation », Qualiopi se substitue donc à Datadock pour le référencement des organismes de formation. Le site data-dock.fr n’est d’ailleurs même plus accessible en ce début d’année 2022. Le groupement de financeurs qui compose Datadock est appelé à d’autres missions, en particulier au contrôle de la qualité des actions de formation.
Au référentiel qualité Datadock, qui remonte à 2015, Qualiopi ajoute des critères supplémentaires. Il y en a désormais 32 au lieu de 21, avec des nouveautés dans les domaines du handicap, de la veille règlementaire, légale ou encore technologique, mais aussi de la démarche d’amélioration continue.
Par ailleurs, ce qui avec Datadock relevait pour ainsi dire du déclaratif – des document déposés sur la plateforme et ensuite vérifiés – passe au démonstratif : tout organisme souhaitant être certifié Qualiopi signe un contrat avec un certificateur agréé et fait l’objet d’un audit.
Comprendre le référentiel qualité de Qualiopi
La certification Qualiopi s’appuie sur un référentiel national qualité (RNQ) constitué, on l’a vu, de 32 indicateurs, eux-mêmes répartis sur 7 critères.
Les trois premiers portent sur la prestation elle-même et sa réalisation. Il s’agit de répondre aux besoins et de proposer une offre de prestations adaptée. Sous le titre « Information du public », on y retrouve à la fois :
- les conditions d’information du public, y compris les délais d’accès et les résultats déjà obtenus, sur les prestations proposées
- l’identification des objectifs de chaque prestation et leur adaptation aux publics bénéficiaires
- les modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation
Le référentiel s’attache ensuite aux ressources, humaines, matérielles, techniques, nécessaires à la réalisation des prestations. Et ce avec deux critères :
- l’adéquation des moyens techniques, pédagogiques et d’encadrement avec les prestations proposées
- la qualification et le développement des compétences et des connaissances des personnes chargées de mettre en œuvre ces prestations
Le troisième volet porte sur le pilotage et le processus de management. L’enjeu pour l’organisme candidat à la certification Qualiopi est ici de démontrer
- son engagement et son investissement dans l’environnement professionnel
- le recueil et la prise en considération des appréciations et des réclamations formulées par des personnes ayant bénéficié des prestations
Cela vous semble complexe, sachant que ces critères sont eux-mêmes divisés en indicateurs ? « Rassurez-vous », il y a pire : ce référentiel national qualité n’est pas figé, régulièrement mis à jour, par des compléments ou des précisions, de la part du ministère du Travail. Pour ne prendre qu’un exemple une version (la septième !) de mars 2021 a ajouté des informations sur les certifications professionnelles, les indicateurs de résultats des CFA ou bien encore la période de formation en milieu de travail.
Comment se préparer à Qualiopi, et l’obtenir
Des freins à la démarche de certification
Bien qu’essentielle pour obtenir des financement comme pour valoriser l’image de ses formations, la certification Qualiopi peut apparaître trop complexe à obtenir, en particulier pour les indépendants et les organismes de formation de petite taille. Et ce, d’autant que le coût de la certification est de nature à en rebuter certains. À un « prix de base » minimum de 1585€ HT pour un organisme réalisant un chiffre d’affaires de moins de 150 000€ pour l’audit initial, d’autres frais sont susceptibles de s’ajouter, comme un audit complémentaire sur certains indicateurs, des frais de replanification…
Le fait que les prises en charge accordées avant 2022 restent valables est encore une raison, pour certains, de ne pas s’engager dans la démarche de certification.
L’audit, pierre angulaire de Qualiopi
Pourtant, nous vous recommandons de vous y prendre tôt. Il faut en effet savoir que plusieurs mois s’écoulent entre la signature du contrat avec un organisme certificateur et la réalisation de l’audit initial. À cela s’ajoutent encore quelques semaines pour obtenir effectivement la certification, à condition bien sûr que ce dernier ne relève pas de non-conformités. Ces dernières sont à traiter dans les trois mois pour les non-conformités dites majeures, dans les six mois pour les mineurs.
Le choix d’un organisme certificateur, dont la liste est disponible sur le site du ministère du Travail (1), est la première marche à franchir. Les mois d’attente sont une excellente occasion de se préparer pour l’audit initial, qui est la pierre angulaire de la certification. Certains organismes de formation choisissent même l’option de l’audit blanc, qui engendre des frais supplémentaires mais peut permettre de relever des non-conformités.
Avant le jour J, celui de l’audit, les professionnels ont en main un plan d’audit, incluant la date, son périmètre, le nom des personnes rencontrées et les indicateurs du RNQ qui sont concernés. L’audit en lui-même se déroule sur une journée, entre réunions et évaluations des indicateurs.
Le rapport d’audit, sauf s’il y a des non-conformités à corriger, puis la décision de certification sont produits dans la foulée. Ne pensez pas être libéré pour autant, l’organisme certificateur procédera encore à un audit de surveillance, sur site, entre le 14e et le 22e mois suivant la certification.
ABP PSYCHO-ERGONOMIE, certifié
Chez ABP PSYCHO-ERGONOMIE, nous avons fait le choix de la certification Qualiopi, pour les raisons précédemment évoquées. Cette certification a été obtenue dès novembre 2020.
Nous mesurons les avantages de Qualiopi, en termes d’image et de confiance dans l’entreprise, mais aussi de structuration permettant d’envisager des développements plus sereinement. Nous mesurons également l’importance d’être désormais attentif à nos procédures et respectueux des indicateurs qualités requis pour obtenir puis conserver la certification.
Cette expérience nous amène à conseiller la certification aux indépendants et aux petits organismes, sans bien entendu faire l’impasse sur le temps et le courage nécessaires.
N’hésitez pas à nous contacter pour un partage d’expérience si vous travaillez dans le même secteur d’activité.