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Canicule et flex-office font-ils bon ménage ?

Après un résumé du webinaire de l’ANACT sur la prévention de la santé et de la sécurité face à la chaleur, nous proposons un focus sur les bureaux en flex-office en période de canicule.

Qu’est-ce que le flex office ?

Le flex office est un modèle de bureau et d’organisation spatiale dans lequel les postes de travail ne sont pas attribués. L’ensemble des postes non attribués peuvent être utilisés par les employés. Dans ces bureaux, il existe une variété d’espaces de travail ayant chacun une fonction : espaces de travail en mode projet, espaces de concentration, espace silence, salles de réunion, etc. Ainsi, il est possible pour les usagers de tels bureaux de changer de poste de travail en fonction des tâches à réaliser. Ses promoteurs, surtout des acteurs de l’immobilier d’entreprise, lui louent des avantages en termes de gestion flexible et performante des espaces de travail pour plusieurs raisons, notamment liés à la flexibilité de gestion des surfaces allouées au travail permettant des économies (4).

Une diminution du coût de gestion de l’espace de travail

Le flex office s’accompagne quasi systématiquement du télétravail, que celui-ci soit réalisé au domicile de l’employé ou dans d’autres locaux (chez le client, dans un coworking, dans le train…). La raison principale est liée à l’existence d’un ratio, ou « taux de partage », qui correspond au ratio entre le nombre de postes de travail disponibles et le nombre d’employés dans l’entreprise. Dans la majorité des cas, le ratio visé est de 7 postes de travail pour 10 personnes, considéré comme un ratio optimal, alliant performance et confort. L’argument justifiant le télétravail et ce ratio est lié au temps de présence et d’utilisation des postes de travail, qui ne serait pas à plein temps. Il s’agit alors de réduire les surfaces des bureaux et donc le coût de gestion des espaces de travail. Cette réduction des coûts n’est pas neutre, puisque l’immobilier représente la seconde source de dépense d’une entreprise après les salaires (4).

Des bureaux vides après la crise sanitaire de la pandémie de la COVID-19 au retour au bureau pour la climatisation

Nouvelle crise, nouvelles observations. Après les bureaux vides à la fin des confinements de la crise sanitaire de 2020-2021, les épisodes caniculaires à répétition poussent les travailleurs à retourner au bureau. La crise climatique incite à de nouveaux comportements. C’est un constat relaté par les médias : les employés renonceraient à leurs jours de télétravail pour aller au bureau toute la semaine (8,9). En cause, les logements en France, qui ne seraient qu’entre 18 et 26 % à être climatisés (1). Les raisons sont nombreuses : impossibilité d’installation technique, réglementaire (règlements de copropriété, statut de locataire, immeuble classé…), mais aussi en raison du coût d’installation, entre 1 200 et 11 000 euros selon le type de climatisation (5). Le retour au bureau des travailleurs semble être problématique dans le cas précis des bureaux en flex-office, dont le nombre de postes de travail est inférieur à l’effectif total. Que faire dans ce cas ?

Rappel de l’obligation de l’employeur vis-à-vis de la santé, de la sécurité et des conditions de travail

L’article L4121-1 du Code du travail indique que « l’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Ces mesures comprennent :

  • Des actions de prévention des risques professionnels, y compris ceux mentionnés à l’article L. 4161-1 ;
  • Des actions d’information et de formation ;
  • La mise en place d’une organisation et de moyens adaptés.

L’employeur veille à l’adaptation de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances et tendre à l’amélioration des situations existantes. » (6)

Le décret n° 2025-482 du 27 mai 2025 relatif à la protection des travailleurs contre les risques liés à la chaleur couvre l’ensemble des travailleurs exposés à des épisodes de chaleur intense, en intérieur comme en extérieur (7). Ce décret renforce davantage les obligations des employeurs concernant la prise en compte du risque thermique et la mise en œuvre des mesures nécessaires pour éviter ou adapter l’exposition des salariés à ces risques. La canicule étant un changement de circonstance et présentant un risque pour la santé, des mesures doivent être prises par les entreprises, dont l’accueil des travailleurs dans des lieux offrant un confort thermique (entre 23 et 26 °C en été selon la norme NF EN ISO 7730 sur le confort thermique dans les environnements intérieurs) (10).

Solutions dans les cas de saturation des bureaux en flex-office

Nous l’avons compris, si des employés veulent venir au bureau en période de canicule, c’est pour accéder à un confort thermique dans le cadre de leur exercice professionnel. Lorsque le télétravail à domicile n’est pas possible avec des températures dépassant celles préconisées par l’INRS – soit 30 °C pour une activité sédentaire – (11) l’accès aux bureaux climatisés peut se comprendre comme une mesure de protection des employés. Que faire lorsque 10 personnes arrivent pour 7 postes de travail ? Cela dépend de la façon dont le ratio est compté : quels postes ont été comptés pour déterminer celui-ci ? En général, les postes dans les salles de réunion ne sont pas comptés. Par ailleurs, si le ratio a été « bien fait », il ne prendrait en compte que les postes (adaptés à des temps longs en position assise) qui ne sont effectivement pas attribués, et ce, par rapport au nombre d’employés sans poste attribué.

Redéfinir les normes d’usage

Supposons maintenant que les places en salles de réunion n’aient pas été comptées dans le ratio, seuls les postes de travail individuels auraient été pris en compte. Une des particularités du flex office est, comme son nom l’indique, la flexibilité de son usage et surtout des règles inhérentes aux pratiques des espaces. Lors de la pandémie de 2020, les espaces de travail ont pu être utilisés autrement, par exemple, avec des espaces en flex office territorialisés en fonction de différentes équipes (4). Lors d’épisodes caniculaires nécessitant l’accueil d’un nombre plus important de travailleurs, les normes d’usage des salles de réunion pourraient par exemple évoluer. En effet, les salles de réunion ayant plus de quatre places pourraient être utilisées comme postes de travail de façon ponctuelle pour pallier le manque de places. De même, les places dans les salles de pause et cafétérias pourraient être temporairement aménagées. Certes, ces postes ne seraient pas forcément adaptés à des postures assises prolongées, puisque les assises dans les salles de réunion et les salles de pause ne sont souvent pas réglables. Cependant, cette solution palliative est une mesure organisationnelle simple et peu coûteuse pour l’entreprise en période de crise climatique.

Solutions RH et redéfinition du télétravail

Une autre solution est de redéfinir les règles liées au télétravail. Ces mesures nécessitent des actions en termes de règlements, de convention de télétravail et d’actions au niveau des assurances pour protéger les travailleurs qui seraient amenés à télétravailler toute la semaine depuis leur domicile – climatisé – ou dans un autre lieu de travail. C’est le cas, par exemple, des employés qui auraient la possibilité de partir dans des lieux éloignés des îlots de chaleur, comme à la campagne, où l’environnement plus densément végétalisé se rafraîchit davantage la nuit. Si cette solution est réalisée dans l’urgence, elle serait toutefois coûteuse pour les services RH et juridiques, car cela impliquerait une intensification de leur activité. Par ailleurs, une indemnisation des travailleurs en télétravail complet pourrait également être envisagée (pour le coût de l’électricité par exemple).

Solution compensatoire : le recours au coworking

Lorsque les bureaux de l’entreprise sont saturés et qu’il n’existe plus aucune solution d’accueil supplémentaire, le recours aux espaces de coworking peut être considéré. Implantés un peu partout en France (3), les espaces de coworking peuvent être mobilisés pour accueillir les travailleurs, et ce, parfois plus près de leur domicile que de leur bureau. Cette solution, qui peut s’avérer plus coûteuse pour les entreprises, est tout de même plus rapide et réaliste que de proposer l’installation de climatisation dans les habitations. C’est aussi une solution moins radicale que le recours au chômage partiel ou technique, ou l’exercice du droit de retrait si aucune mesure contre les risques thermiques ne peut être apportée par l’entreprise.

Une solution à considérer : l’adaptation des horaires de travail

Dans d’autres secteurs, notamment dans le BTP ou dans l’industrie, des aménagements d’horaires de travail peuvent être mis en place. Il s’agit de commencer à travailler plus tôt ou plus tard pour éviter d’exposer les travailleurs à la chaleur durant les horaires les plus chauds. De même, les horaires d’accès aux bureaux pourraient changer avec un accès aux bureaux plus tôt ou plus tard selon les besoins. Cela nécessiterait cependant un accord avec les services de sécurité ou de gestion de l’immeuble.

Prioriser les plus vulnérables et favoriser le dialogue social

Dans tous les cas, une priorisation peut être envisagée dans la protection des salariés les plus vulnérables (travailleurs ayant des fragilités cardiaques ou respiratoires, en situation de handicap, travailleuses enceintes), mais aussi les jeunes actifs dont les logements sont souvent plus étroits et difficilement refroidis. Par ailleurs, comme l’indique l’ANACT, le dialogue social est la clé. La première des solutions serait de demander aux travailleurs les solutions qu’ils jugent nécessaires, réalisables ou imaginables. Ce sont eux qui possèdent la connaissance en termes de pratique des espaces de travail, de ce qu’il est possible d’envisager ou non. C’est à travers le dialogue social que des solutions techniques, matérielles, organisationnelles et réglementaires efficaces et moins coûteuses peuvent émerger.

Anticiper les scénarios de crise

Tout ceci amène à la question de l’anticipation des scénarios de crise et des mesures de prévention adaptées à celles-ci. La meilleure option est de ne pas attendre les crises pour les indiquer dans le DUERP et le PAPRIPACT. Il s’agit de prévenir les risques, notamment climatiques, pour anticiper les mesures avant qu’elles n’arrivent. Dans ces situations, les mesures de prévention primaires sont encouragées pour supprimer ou réduire les risques. Ces mesures supposent également une réflexion sur l’organisation du travail en période de canicule, qui serait différente du reste de l’année : quels horaires de travail, quels usages des espaces de travail ? Comment réaliser le travail en situation hybride (une partie de l’équipe en télétravail, une autre au bureau) ? Comment organiser la co-activité dans des espaces de travail plus remplis ? Quelle gestion du bruit et des différentes formes de communication (visio, téléphone…) ? En somme, il  serait nécessaire de réfléchir à comment organiser le travail et ses espaces pendant les périodes caniculaires.

Accompagnement

ABP psycho-ergonomie est à vos côtés pour vous accompagner dans l’évaluation et la mise en place de solutions adaptées au contexte de votre organisation, afin de prévenir les risques pour la santé et la sécurité, notamment face à la chaleur, ainsi que pour répondre aux nécessités de transformation du travail.

Article initialement rédigé sans IA. Corrections orthographiques et grammaticales réalisées par l’IA.

Sources :

(10) INRS fiche scientifique et technique NS184, Travail à la chaleur et confort thermique citant la normes ISO 7730 (AFNOR 1995).

 

 

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19 mai 2026

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